Cellule de Programmation et d'Organisation (CPO)

La Cellule de Programmation et Organisation est une cellule d’aide à la gestion de projets.

Sa mission consiste en un support méthodologique et organisationnel à destination des services de l’hôpital : elle accompagne les équipes de terrain qui doivent décliner des objectifs qui leur sont assignés par la direction et donc faire face à un changement.

Ce changement peut prendre différentes formes. Mais qu’il soit géographique, organisationnel, financier, humain ou qualitatif il va nécessiter un accompagnement des personnes qui vont y être confrontées. C’est pourquoi la CPO aide et soutient les équipes afin que celles-ci puissent, tout en assurant la gestion quotidienne de leur service, s’investir et mener à bien des projets qui les concernent.

La CPO a donc bien un rôle d’assistance. Il s’agit d’offrir aux utilisateurs un encadrement et une méthode de travail structurés qui doivent faciliter leur prise en charge des problématiques qui les concernent. En aucun cas elle ne se substitue aux responsables hiérarchiques. 
Son travail regroupe deux aspects principaux à savoir la programmation et l’organisation.

Programmation

Le CHU Brugmann a plusieurs projets de reconstruction et rénovation en cours ou planifiés sur ses différents sites. C’est pour cette raison qu’il y a plusieurs années la CPO a été créée afin d’accompagner les secteurs concernés par un déménagement à repenser leur nouveau service.
La programmation, c’est avant tout la planification des besoins architecturaux et l’agencement des différents services sur les sites. La CPO intervient tout au long du processus : de la programmation générale du site à la planification détaillée des locaux des services à (ré)aménager en passant par les éventuelles études d’opportunité, l’accompagnement des déménagements et les bilans en fin de projet.
A tout moment, les contraintes légales et techniques ainsi que les évolutions technologiques et des pratiques attendues doivent entrer en ligne de compte pour faire ce travail de programmation.
Enfin, la cellule joue le rôle d’intermédiaire entre tous les intervenants internes (clinique, services techniques et logistiques, …) et externes (bureaux d’études et d’architecture, pouvoirs subsidiant, …) tout au long du projet.

Organisation

La CPO a également une fonction importante de « consultant interne » ou de « chef de projet » dans divers projets de réorganisation. Que les réorganisations soient liées à un déménagement, à une volonté de la direction, à une volonté d’améliorer la prise en charge des patients ou à un facteur exogène, la CPO accompagne les services dans la mise en œuvre du changement.
Ceci consiste, en résumé, à cadrer le projet en définissant clairement les attentes de toutes les parties, à évaluer la situation et à définir le moyen d’arriver aux objectifs puis à déployer le changement pas à pas jusqu’à l’atteinte de la cible fixée.

Voici quelques projets organisés avec l’aide de la CPO :

• La création d’une cellule de gestion des lits
• L’accompagnement des utilisateurs au passage à la prescription électronique
• La mise en place d’un accueil centralisé à la polyclinique
• La coordination de la rédaction d’une analyse financière sur l’opportunité d’étendre le quartier opératoire du site Brien
• …

Composition

La CPO se compose de personnes aptes à conduire des projets et à accompagner des équipes dans le changement. Ce n’est donc pas un diplôme particulier qui en est la condition de recrutement mais bien un profil apte à s’adapter aux différents secteurs et acteurs de l’hôpital, à privilégier les approches transversales et à faire face aux obstacles naturellement humains du changement. Intégrée au sein du service d'Analyses et Méthode, elle comprend actuellement 3 personnes.

Pour découvrir le travail de la CPO, voici quelques liens :

• Pose de la première pierre des nouveaux bâtiments du site Brien (2010)
• "La CPO, chef d'orchestre du changement" - Osiris News (03-05/2009)
• Inauguration de la phase 2 des travaux sur le site Horta (2006)

En savoir plus sur le service d'Analyses et Méthode.