Votre mission
En tant qu’Assistant·e administratif·ve au Poste Opérateur & Service de sécurité, vous assurez la continuité des communications et le bon fonctionnement opérationnel de l’hôpital en dehors des heures administratives habituelles. Véritable point central d’information et de coordination, vous garantissez un accueil téléphonique de qualité, veillez à la sécurité des accès et contribuez au suivi des incidents techniques et organisationnels, dans le respect des procédures internes et de la confidentialité.
Grâce à votre sens de l’organisation, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs situations simultanément, vous participez activement à la continuité des services hospitaliers et au bon déroulement des activités quotidiennes au sein du CHU Brugmann.
Vos responsabilités
- Assurer la gestion des appels téléphoniques internes et externes via le numéro général de l’institution et orienter efficacement les interlocuteurs ;
- Informer et accueillir les patients, visiteurs et collaborateurs avec professionnalisme et courtoisie ;
- Garantir le suivi des consignes opérationnelles et appliquer les procédures définies par la hiérarchie ;
- Gérer les accès aux parkings ainsi que le suivi des alarmes anti-intrusion et incendie en collaboration avec le service de surveillance ;
- Participer au suivi et à la mise à jour des procédures liées au plan d’urgence hospitalier (PUH) ;
- dentifier, signaler et assurer le suivi des incidents techniques (ascenseurs, téléphonie, équipements, etc.) et contacter les intervenants de garde si nécessaire ;
- Assurer la gestion et le suivi du cleffier de l’institution ;
- Encoder et transmettre les demandes d’intervention techniques via le helpdesk interne ;
- Réaliser diverses tâches administratives telles que la création et la distribution de badges, les demandes d’accès parking, le classement et la numérisation de documents ou encore la gestion des clés ;
- Assurer une présence au poste opérateur selon un système de rotation (shifts) avec les collègues afin de garantir la continuité du service. Le poste opérateur est assuré 24h/24 et 7j/7 : l’équipe interne couvre les prestations entre 7h et 20h, y compris les week-ends et jours fériés ; en dehors de cette plage horaire, la continuité est assurée par un prestataire de gardiennage externe.
Vos talents
En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous possédez :
- Un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur ou une expérience équivalente valorisable ;
- Une expérience dans une fonction administrative, d’accueil ou de gestion téléphonique constitue un atout ;
- Une bonne connaissance des environnements hospitaliers ou des services de sécurité représente un avantage ;
- Une très bonne connaissance d’une des langues nationales et êtes disposé à apprendre la seconde.
En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous êtes :
- Organisé·e et rigoureux·se, capable de gérer plusieurs demandes simultanément avec méthode et efficacité ;
- Polyvalent·e et réactif·ve, à l’aise dans un environnement en constante activité ;
- Résistant·e au stress, capable de garder votre calme et votre professionnalisme dans les situations urgentes ou imprévues ;
- Doté·e d’un excellent sens du contact et de l’accueil, avec une communication claire et respectueuse ;
- Fiable et autonome, tout en appréciant le travail collaboratif et l’entraide au sein d’une équipe ;
- Discret·ète et respectueux·se de la confidentialité liée au milieu hospitalier.
En tant que futur·e Brugmannien·ne, vous maîtrisez :
- La gestion des appels téléphoniques et l’orientation efficace des interlocuteurs dans un environnement complexe ;
- Les outils bureautiques courants ainsi que les logiciels administratifs nécessaires au suivi des demandes et incidents ;
- Le traitement administratif de dossiers, l’encodage de données et le suivi de procédures internes ;
- La gestion des priorités et des situations imprévues avec sang-froid et efficacité ;
- La communication professionnelle avec des interlocuteurs variés : patients, visiteurs, équipes internes et prestataires externes ;
- Le respect strict des procédures de sécurité, des consignes organisationnelles et de la confidentialité.
Notre ADN employeur
En rejoignant le CHU Brugmann, vous intégrez un hôpital universitaire public engagé, où votre travail contribue directement à garantir des soins de qualité pour toutes et tous. Vous évoluerez dans un environnement multiculturel et respectueux, porté par nos valeurs : compétence, bienveillance, collaboration, engagement et ouverture au changement.
Ce que nous vous offrons :
- Un salaire avantageux, adapté à la fonction
Montants annuels à temps plein en IFIC 12 :
Min. : 36.275,24 € indexés
Max. : 51.229,88 € indexés
- Un package attractif: chèques repas, remboursement des transports en commun, indemnité vélo, crèche, prime annuelle (sous réserve de son financement), assurance pension.
- Des perspectives d’évolution : formations continues, formations spécifiques, accompagnement sur le terrain et possibilités de mobilité interne au sein du réseau IRIS.
- Un travail porteur de sens : un rôle au cœur du parcours patient, au sein d’un hôpital public reconnu.
- Un cadre de travail humain : équipes pluridisciplinaires, diversité des profils, collaboration entre métiers et volonté d’amélioration continue.
Rejoignez-nous !
Vous vous reconnaissez dans cette offre d’emploi ?
Vous partagez les valeurs de Brugmann ?
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Nous avons hâte de vous rencontrer !
