Jouw missie
Als lid van de centrale directiesecretariaatspool, en toegewezen aan de afdeling Personeelszaken. Je vervult een centrale coördinerende rol op administratief, organisatorisch en documentair gebied binnen de directie Personeelszaken.
Je bent verantwoordelijk voor:
- De voorbereiding en administratieve opvolging van toevertrouwde HR-dossiers,
- De coördinatie van afdelingsgerelateerde vergaderingen,
- De administratieve coördinatie van departementale of transversale projecten,
- De circulatie van informatie binnen de afdeling HR en de coördinatie van documentbeheer.
Als lid van de centrale directiesecretariaatspool neem je deel aan de gemeenschappelijke basis van het werk, draag je bij aan de consistentie van de administratieve praktijken binnen het UVC Brugmann, aan de uitrol van institutionele projecten en aan het beheer van commissies.
Dankzij je organisatorisch vermogen, je discretie, je anticiperend vermogen en je onberispelijke sociale vaardigheden, draag je actief bij aan een vlotte communicatie, de kwaliteit van de administratieve praktijken en de algehele goede werking van de directie.
Jouw verantwoordelijkheden
- Zorgdragen voor het dagelijkse secretariaat van de HR-afdeling: agendabeheer, organisatie van vergaderingen, opvolging van prioriteiten, afhandeling van oproepen, e-mails en post.
- Voorbereiden, opstellen en opmaken van de documenten die nodig zijn voor de activiteiten van de directie: correspondentie, notities, presentaties, verslagen, notulen en institutionele documenten.
- Het organiseren en administratief opvolgen van commissies en vergaderingen: verzamelen van de nodige informatie en documenten, voorbereiden van agenda's, notuleren, opstellen van PV's, opvolgen van beslissingen, deadlines en herinneringen.
- Deelnemen aan transversale projecten gerelateerd aan Personeelszaken, waarbij de informatie, documenten, deadlines, acties die nodig zijn voor de voortgang ervan en de rapportage worden gecoördineerd.
- Centraliseren, structureren, classificeren en beveiligen van de administratieve documenten van de afdeling, en zorgen voor hun traceerbaarheid, toegankelijkheid en goede bewaring in de daarvoor bestemde tools;
- Zorgen voor de circulatie en de verspreiding van informatie naar interne en externe contactpersonen.
- Deelnemen aan de harmonisatie van administratieve praktijken, het bijwerken van procedures en het gebruik van documentbeheertools.
- Bijdragen aan de organisatie van evenementen, institutionele vergaderingen en seminars gerelateerd aan de activiteiten van de afdeling.
- Een rol vervullen als schakel, coördinator en back-up binnen de pool van directiesecretaressen.
Jouw talenten
Als toekomstige Brugmanniaan bezit je:
- Een bachelordiploma in directiesecretariaat, Human Resources, Recht, Vertaling, of gelijkwaardig door ervaring,
- Een eerste professionele ervaring binnen een directiesecretariaat en/of idealiter een HR-afdeling,
- Een eerste ervaring in projectbeheer,
- Een uitstekende beheersing van het Frans, een goede kennis van de tweede landstaal en van het Engels,
- Een gevorderde beheersing van kantoor- en samenwerkingstools: Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, List, Planner;
- Een beheersing van IT-tools voor het creëren van gestructureerde documenten zoals grafische samenvattingen, infographics;
- Een beheersing van kunstmatige intelligentie tools;
- Kennis van documentbeheer en projectopvolgingstools is een pluspunt;
- Ervaring in een ziekenhuisomgeving, institutionele of grote organisatie is een voordeel.
Als toekomstige Brugmanniaan ben je:
- Georganiseerd, gestructureerd en in staat om meerdere prioriteiten tegelijkertijd te beheren.
- Discreet en bijzonder aandachtig voor de vertrouwelijkheid van informatie.
- Voorzien van uitstekende sociale vaardigheden en professionele communicatie.
- Proactief, autonoom en oplossingsgericht.
- Nauwkeurig, betrouwbaar en in staat om met precisie te werken in een veeleisende omgeving.
- Stressbestendig en in staat om urgenties efficiënt te beheren.
- Samenwerkingsgericht en comfortabel in interacties met diverse gesprekspartners.
Als toekomstige Brugmanniaan beheers je:
- Het beheer van complexe agenda's en de coördinatie met verschillende diensten.
- Professioneel schrijven, notuleren en het opstellen van notulen.
- De analyse, structurering en synthese van strategische informatie.
- Administratieve praktijken en documentbeheertools.
- De organisatie, planning en administratieve opvolging van projecten en vergaderingen.
- Het beheer en de verspreiding van informatie op een heldere, gestructureerde en aangepaste manier.
Ons werkgevers-DNA
Door je aan te sluiten bij het UVC Brugmann, word je onderdeel van een betrokken openbaar universitair ziekenhuis, waar je werk direct bijdraagt aan het garanderen van kwaliteitszorg voor iedereen. Je zult evolueren in een multiculturele en respectvolle omgeving, gedreven door onze waarden: competentie, welwillendheid, samenwerking, betrokkenheid en openheid voor verandering.
Wat wij jou bieden:
- Een aantrekkelijk salaris: IFIC 14
Minimaal Jaarlijks: € 40.558,32 Bruto
Maximaal Jaarlijks: € 64.070,34 Bruto
- Een aantrekkelijk pakket met tal van extralegale voordelen: Maaltijdcheques (€ 7,30), vergoeding openbaar vervoer, fietsvergoeding, kinderopvang, jaarlijkse premie, pensioenverzekering, tweetaligheidstoelage (€ 150 bruto onder voorwaarden), voorkeurtarieven voor medische zorg binnen het IRIS-netwerk, extralegale vakantiedagen.
- Ontwikkelingsmogelijkheden: Permanente opleidingen, begeleiding op de werkvloer en interne mobiliteitsmogelijkheden binnen het IRIS-netwerk.
- Zinvol werk: Een rol in het hart van het patiëntentraject, binnen een erkend openbaar ziekenhuis.
- Een menselijke werkomgeving: Pluridisciplinaire teams, diversiteit aan profielen, samenwerking tussen verschillende beroepen en een wil tot continue verbetering.
Sluit je bij ons aan!
Herken je jezelf in deze vacature?
Deel je de waarden van Brugmann?
Solliciteer nu!
Wij kijken ernaar uit je te ontmoeten!
